1. Wie zijn wij?
De Westfriese Modelspoor Club (De WMC) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
Contact: info@dewmc.nl
Locatie clubgebouw: De Mossel 23e, 1723 HX Noord-Scharwoude
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze verenigingsactiviteiten.
- Contactgegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens.
- Lidmaatschapsgegevens en communicatie met leden of aspirant-leden.
- Declaratiegegevens: naam, e-mailadres, bedrag, kostenplaats, omschrijving en IBAN.
- Technische gegevens zoals inlog- en sessiegegevens voor het ledenportaal.
3. Waarom verwerken wij gegevens?
- Voor ledenadministratie en communicatie binnen de vereniging.
- Voor behandeling van declaraties volgens het huishoudelijk reglement.
- Voor toegang tot het ledenportaal en beveiliging van accounts.
- Voor organisatie van activiteiten, werkgroepen en bestuurswerkzaamheden.
4. Rechtsgronden (AVG)
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende AVG-grondslagen:
- Toestemming (bijvoorbeeld voor specifieke formulieren).
- Uitvoering van de overeenkomst (het lidmaatschap en verenigingsdiensten).
- Wettelijke verplichting (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht voor administratie).
- Gerechtvaardigd belang (interne organisatie, communicatie en beveiliging).
5. Bewaartermijnen
- Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel van verwerking.
- Administratieve gegevens (zoals declaraties) bewaren wij conform wettelijke termijnen.
- Inactieve account- en contactgegevens worden periodiek opgeschoond.
6. Delen van gegevens met derden
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wettelijke verplichtingen.
- Hosting en websiteplatform (Netlify).
- E-mailverzending voor declaraties en communicatie (Resend).
- Beveiliging tegen misbruik van formulieren (Google reCAPTCHA).
7. Beveiliging
De WMC treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.
8. Jouw rechten
Je hebt op grond van de AVG onder meer recht op:
- Inzage in je persoonsgegevens.
- Correctie van onjuiste gegevens.
- Verwijdering van gegevens (voor zover wettelijk mogelijk).
- Beperking van verwerking en bezwaar tegen verwerking.
- Overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit).
Voor een verzoek kun je mailen naar info@dewmc.nl.
9. Cookies en sessies
Voor het ledenportaal gebruiken wij functionele sessie- en beveiligingscookies die nodig zijn om inloggen en beveiligde toegang te laten werken.
10. Relatie met ons reglement
Deze privacyverklaring sluit aan op het huishoudelijk reglement van De WMC. Specifiek rondom ledenadministratie en digitale communicatie (artikel 2.6) en declaraties (artikel 6).
Lees ook het volledige reglement.
